Документы в компании являются информационной основой, так как в них сосредоточено более 90% всей информации о работе компании. Документооборот существует в любой компании, и выражается в структурированном обмене информацией между сотрудниками и подразделениями. Таким образом, увеличение эффективности обмена информацией в компании прямым образом сказывается на эффективности работы самой компании.
Ранее в компаниях делопроизводством занимались отделы секретариатов и канцелярий, и автоматизация делопроизводства подразумевала автоматизацию именно этих подразделений. В последнее десятилетие автоматизация шагнула далеко вперед, и теперь уже автоматизация делопроизводства охватывает все офисы компании, и затрагивает практически каждого сотрудника.
Системы автоматизации делопроизводства и документооборота позволяют четко структурировать движение документов внутри компании, обеспечить надежное хранение и легкий поиск необходимой информации в архиве документов своего вида. Внедряя автоматизацию делопроизводства, компания получает существенные плюсы: создается прозрачная система (архив документов) ответственности и выполнения работ, осуществляется оперативный контроль выполнения поставленных задач, реализовывается коллективная работа с документацией, снижаются стоимостные и временные расходы по передаче информации, повышается производительность труда сотрудников компании, снижается влияние «человеческого фактора» на работу компании.
Система автоматизации делопроизводства в крупной территориально разделенной компании приносит в ближайшей перспективе огромный управленческий эффект, так как с точки зрения делопроизводства, систему можно рассматривать как единый виртуальный офис. Преимущества создания такой системы это возможность быстрого направления документов сотрудникам, независимо от их должностной иерархии и территориального расположения; регистрация одного документа однократно; прозрачность исполнения поставленных задач по всей территориально распределенной структуре.
В наше время компаниям, желающим автоматизировать документооборот, предоставляется большой выбор программ – от узких систем до целых автоматизированных комплексов. К выбору системы автоматизации делопроизводства необходимо подойти основательно, так как от этого выбора будет прямым образом зависеть вся работоспособность компании. Необходимо точно понимать, что необходимо автоматизировать и какое может быть дальнейшее развитие системы делопроизводства.
