В этой статье мы рассмотрим человеческий фактор как проблема в процессе внедрения электронных систем документооборота. В любой фирме есть сотрудники, которые будут противиться нововведениям. Консерватизм обусловлен тем, что сотрудники не хотят из-за лени, или им сложно переучиваться, потому что обладают низкой квалификацией. Может возникнуть угроза срыва процесса внедрения системы. Это угроза реальна и при внедрении других систем. Но так как задача электронного документооборота ввязывает в работу практически всех сотрудников с любой квалификацией и является достаточно новой и сложной технологией, достаточно трудной для понимания всех сотрудников, необходимо принять некоторые меры для предотвращения срыва процесса внедрения. Что можно сделать? Как помочь людям?
Мы понимаем, что сотрудникам, привыкшим работать по-старому, придется столкнуться со многими новшествами и при этом не завалить основную работу. Руководителям необходимо учесть личностные, профессиональные и возрастные особенности каждого сотрудника. После определения проблем необходимо выработать политику фирмы и строго ее придерживаться. Важным содействием будет поиск сотрудников-энтузиастов, помогающим тем сотрудникам, которым будет в начале сложно. Организация лекций поможет объяснить работу системы и роль сотрудников в этой системе. Организация бесплатных курсов поможет решить многие проблемы документооборота. Хорошим подспорьем будет моральное и материальное стимулирование в виде бесплатных или частично оплачиваемых путевок, премий, подарков, наград и т.д.
Один из способов упрощения внедрения системы - это постепенное внедрение отдельных элементов системы. Например, сначала создать электронную почту, общие рабочие папки, единое место хранение основных документов и т.д.
Существует еще одна важная проблема - это тихое бойкотирование внедрения системы документооборота сотрудниками руководящего персонала. Некоторые руководители боятся того, что после внедрения электронной системы документооборота будет полностью видна работа руководителей как для более высоко стоящего руководства, так и для рядовых сотрудников. Как решить эту проблему? Необходимо убеждать главное руководство в том, что очень много завит и от них. Они должны проявить волю и действовать согласно ранее выработанному плану. Привлечение в союзники руководящего состава всех уровней есть одной из главных задач на этапе внедрения электронной системы документооборота.
